無料のPDF編集・変換機能で、中小企業の業務改善
2022年10月05日更新
中小企業の経営者は、経理、事務、営業といった幅広い業務を行うことが多いです。中小企業庁の「経営者の従事している業務と削減意向」からも、小規模事業者の経営者ほど多岐にわたる業務を行っていることがわかります。
筆者も10年以上中小企業を経営していますが、経理や人事といった様々な業務を行っています。幅広い業務を行っていると、PDFファイルを利用する機会が多くなります。
例えば、請求書、見積書、企画書、事業計画書といった書類を作成するときに、書類の改ざんを防ぐためにPDFファイルを利用します。
また、PDFを上手に活用しないと、補助金申請に必要な書類をアップロードできずに、補助金を受け取れないケースもありました。
今回は、変換、編集、圧縮、分割、結合、加工といった、PDFの編集・変換機能を無料で使いこなして、中小企業の業務改善する方法をご紹介します。
＊Adobe AcrobatのPR記事となります。
目次
- 中小企業がPDFを使うメリット
- PDFを活用することが多い書類
- 各種ファイルをPDFに変換する方法
- ExcelをPDFに変換
- PowerPointをPDFに変換
- WordをPDFに変換
- JPGをPDFに変換
- それ以外の形式をPDFに変換
- PDFを編集する方法
- PDFを各種ファイルに変換する方法
- PDFをExcelに変換
- PDFをWordに変換
- PDFをPowerPointに変換
- PDFをJPGに変換
- PDFを調整できる便利機能
- PDFファイルを圧縮
- PDFファイルを結合
- PDFファイルの不要なページを削除
- PDFファイルに新しいページを追加
- PDFファイルの特定ページを抽出
- PDFファイルのページを並び替え
- PDFファイルのページを回転
- PDFに署名をする方法
- 自分がPDFに署名をする
- PDFへの署名を依頼する
- PDFを印刷する方法
- Adobe Acrobatを無料利用する条件
- 有料版のメリット
中小企業がPDFを使うメリット
PDF（Portable Document Format）は編集するのが難しいので、「PDFファイルを使うメリットがあるの？」と思っている人も多いかと思います。しかし、中小企業だからこそ、PDFを使うメリットがたくさんあります。
- パソコンやスマホといった端末、OSに関係なく、同じファイルを見れる
- 契約書や請求書の元データを、正確に再現してくれる
- 印刷や保管にかかるコストを削減できる
- PDFデータ内のテキスト検索ができる
- セキュリティ機能があるので、安全にデータのやり取りができる
- 電子署名を活用すれば、改ざんされても検出できる
といったメリットがあります。詳しいメリットについては、PDFを開発したAdobeの「ビジネスシーンでPDFを使うメリットは？」が参考になります。
PDFを活用することが多い書類
請求書・見積書
請求書、見積書、納品書、発注書といったお金がからむ書類は、金額の改ざんを防ぐことができるため、PDFファイルを利用することが一般的です。
給与明細書、源泉徴収票
給与明細書、源泉徴収票といった給与関連の書類も、PDFファイルを利用することが一般的です。金額の改ざんを防ぐことができるからです。
また、給与関連の書類の金額が変更されてしまうと、従業員の税金額にも影響が出てしまいます。そのため、給与関連の書類は、PDFファイルにすることが一般的となっています。
提案書・企画書
営業活動で必要な提案書や企画書は、内容の改ざんを防ぐことができるため、PDFファイルを利用することが一般的です。
事業計画書・報告書
事業計画書や、決算書・財務諸表といった金融機関向けの報告書も、数値の改ざんを防ぐためにPDFで送ることが一般的です。
数値が何らかのミスで変更されてしまうと、本来であれば受けられるはずの融資、補助金、投資などが受けられなくなるリスクを避けることができます。
ここからは、10年以上会社経営をしていた経験から、PDFファイルで利用することが多く、活用すると便利な機能から紹介していきます。
各種ファイルをPDFに変換する方法
PDFファイルの利用シーンで一番多いのは、Excel、Word、PowerPointで作成したファイルを、PDFに変換することです。
ExcelやWordで作成したファイルをそのまま提出すると、ファイルの内容を改ざんされるリスクがあるためです。そこで、これらのファイルをPDFに変換することで、改ざんを防ぐことができます。各種ファイルを変換する方法を見ていきましょう。
ExcelをPDFに変換
「金額の合算、消費税計算が発生する見積書、請求書、納品書といった書類をExcelファイルで作成し、PDFに変換する」
「給与の合算、税金計算が発生する給与明細書、源泉徴収票といった書類をExcelファイルで作成し、PDFに変換する」
といったケースで、ExcelファイルをPDFファイルに変換するケースが多いです。中小企業で一番多く使う機能だと思います。お金が絡む書類は、金額の改ざんを防ぐためにPDFファイルに変換するのが基本です。
Adobe Acrobatの「ExcelをPDFに変換する機能」を活用すれば、Excelファイルをアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
＊これから紹介していくAdobe Acrobatの機能によっては、ログインが必要になるケースもありますが、基本的には無料で利用可能です。
PowerPointをPDFに変換
「PowerPointで作成した提案書や企画書を、PDFに変換」
といったケースで、PowerPointファイルをPDFに変換するケースが多いです。提案した内容が改ざんされてしまうと、提案以上のサービスを求められるリスクがあるからです。そのため、提案書類はPDF化するのが一般的となっているのです。
Adobe Acrobatの「PowerPointをPDFに変換する機能」を活用すれば、PowerPointファイルをアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
WordをPDFに変換
「Wordで履歴やり取りして合意した契約書を、PDFに変換」
「Wordで作成した財務関連の資料を、ホームページのIR情報にアップロードするために、PDFに変換」
といったケースで、WordファイルをPDFに変換するケースが多いです。契約内容の改ざんを防いだり、ファイルをアップロードしやすくしたりするために、WordをPDFに変換します。
Adobe Acrobatの「WordをPDFに変換する機能」を活用すれば、Wordファイルをアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
JPGをPDFに変換
「JPG画像を、PDFファイルに変換したい」
「JPG画像画像内の文字情報をテキスト化したい（OCR機能を利用）」
といったケースに、JPG（JPEG）画像をPDFに変換するケースがたまにあります。OCRによるテキスト化ができると、テキスト情報を検索しやすくなります。また、JPG画像のテキスト情報を取り出したいときに、テキスト入力の手間を省くことも可能となります。
Adobe Acrobatの「JPGをPDFに変換する機能」を活用すれば、JPG画像をアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。JPGファイルだけでなく、PNG、BMP、GIF、TIFFもPDFファイルに変換できます。
＊複数のJPG画像を1つのPDFファイルに変換したい場合は、JPG画像をPDFに変換したあとに、結合機能を使えばOKです。
それ以外の形式をPDFに変換
上記以外の形式のファイル（TXTなど）や、JPG以外の画像ファイル（PNGなど）をPDFに変換したい場合に役立ちます。
DOCX、DOC、XLSX、XLS、PPTX、PPT、TXT、RTF、JPG、PNG、TIFF、BMP、AI、INDD、PSDのファイル形式に対応しています。
Adobe Acrobatの「PDFに変換する機能」を活用すれば、これらの形式のファイルや画像をアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
PDFを編集する方法
PDFファイルは、編集することができないと思っていませんか？実は、PDFファイルの状態のままで編集することができます。PDFファイルで渡された書類に、情報入力をしたい場合に役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDF編集機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、ノート注釈、テキスト、描画などを追加することができます。
編集したファイルをダウンロードしても、私が使っているケースではズレが発生したことがないので、非常に便利な機能だなと思います（編集機能だけは、有料でしか使えないと思っていました）。PDF編集で使うことが多い入力作業を、以下にまとめました。
テキストを入力する方法
ファイルをアップロードしたら、左側のメニューにある「テキストを入力」を選択します。
そして、テキストを入力したい場所を選択し、文字を入力します。文字のサイズは小さいAを選択すれば、小さくすることができます。また、大きいAを選択すれば、文字を大きくすることができます。
チェックマークを入れる方法
ファイルをアップロードしたら、左側のメニューにある「チェックマーク」を選択します。
あとはチェックマークを入れたいところをクリックするだけで、チェックマークを簡単に入れることができます。
線で囲む方法
ファイルをアップロードしたら、左側のメニューにある「丸で囲む」を選択します。
あとは線で囲みたい場所をクリックすれば、線で囲むことができます。青い先の部分をドラッグすれば、線の範囲を簡単に調整することができます。
これ以外にも「コメントを追加」「ハイライト表示」「取り消し線」「フリーハンドで描画」「署名を追加」といったさまざまな機能を、簡単に利用することができます。
PDFを各種ファイルに変換する方法
「PDFファイルで作成すると、計算が面倒な書類」
「PDFファイルだと、大幅なデザイン調整が難しい書類」
といった場合、PDFファイルをExcel、Word、PowerPointといったファイルに変換してから、数字やデザインを調整したほうが早い場合に役立つ機能です。
PDFをExcelに変換
「数値入力や計算が発生するPDFファイルを、Excelに変換してから書類作成」
といったケースに、PDFファイルをExcelに変換するケースが多いです。取引先によっては、納品書をPDFファイルで渡されるケースもありました。
Adobe Acrobatの「PDFをExcelに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にExcelファイルに変換することができます。
ExcelだけはPDF変換すると、ズレが発生しやすいファイル形式ではあります。これは他のPDFをExcelに変換するツールでも発生します。
しかし、0からExcelファイルを作成するよりも、圧倒的に時間を短縮できるので、便利な機能だなと思います。
PDFをWordに変換
「PDFフォーマットの申請書類を、Wordに変換してから書類作成」
「PDFでひな形が準備されている契約書を、Wordに変換してやり取りの記録を残したい」
といったケースに、PDFファイルをWordに変換するケースが多いです。最近だとPDFだけでなく、WordやExcelの申請書類が準備されることも増えましたが、PDFしか申請書類のひな形が準備されていない場合に役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFをWordに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にWordファイルに変換することができます。
PDFをPowerPointに変換
「PDFファイルしかないプレゼン資料や提案資料を、PowerPointに変換してから書類調整」
といったケースに、PDFファイルをPowerPointに変換することがあります。引き継ぎがうまくいかず、PowerPointの元データがないときに役立つ機能です。
Adobe Acrobatの「PDFをPowerPointに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にPowerPointファイルに変換することができます。
PDFをJPGに変換
「PDFはアップロード不可で、JPGファイルしかアップロードできない」
「PDFになっている画像ファイルを、JPGファイルにしてデザインを調整したい」
といったケースに、PDFファイルをJPG（JPEG）に変換するケースがあります。私はコロナ事業復活支援金で、PDFファイルをJPGに変換したことがあります。
また、最近の傾向としては、支援金や助成金関連で、ネット上で申請するケースが増えてきました。デジタル申請の過渡期となっています。
アップロード要件でJPGファイルしかアップロードできないケースは、これからも発生することはあると思うので、ピンポイントで役立つ機能となっています。
Adobe Acrobatの「PDFをJPGに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にJPGファイルに変換することができます。複数ページある場合は、複数のJPGファイルにちゃんと分割された状態で変換されます。
PDFを調整できる便利機能
PDFファイルは細かい調整ができないように思いますが、「複数のPDFファイルを結合させる」「特定のページを削除させる」といったことが可能です。
PDFファイルを圧縮
「PDFファイルの画像が多く、ファイル容量が重い」
「PDFファイルの容量が重く、メールに直接添付できない」
といったケースに、PDFファイルを圧縮（ファイルサイズを軽くする）させることがあります。PDFファイルの元データを調整するのは、地味に面倒ですよね。
そんなときは、Adobe Acrobatの「PDFを圧縮する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にPDFファイルを圧縮させることができます。
PDFファイルを分割
「PDFファイルの特定部分だけを提出したい」
「1つにまとめていたPDFファイルの情報を分けたい」
といったケースに、PDFファイルを分割させることがあります。金融機関の融資や、国や市区町村への補助金申請などで、PDFの特定ページだけを提出したいときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFを分割する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にPDFファイルを分割させることができます。
ファイルをアップロードしたら、分割させたいページの間の波線部分を選択し、「保存」をクリックしてください。これでPDFファイルを分割させることができます。
PDFファイルを結合
「1つのPDFファイルしかアップロードできない」
「分けていたPDFファイルを1つにまとめたい」
といったケースに、PDFファイルを結合（合体／1つにまとめる／統合 と同じ意味）させるのがおすすめです。金融機関の融資や、国や市区町村への補助金申請などで、複数のPDFファイルを1つのPDFファイルにしなければいけない場合に役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFを結合する機能」を活用すれば、結合したいPDFファイルを複数アップロードするだけで、簡単にPDFファイルを結合させることができます。
結合する複数のファイルを選択し、必要に応じてファイルの順序を並び替え、「結合」をクリックするだけです。
PDFファイルの不要なページを削除
「PDF化したファイルで、不要なページをPDFファイルの状態のまま削除したい」
といったケースに、PDFファイルの不要なページを削除するのがおすすめです。元データを編集するのが面倒なときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFのページを削除」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルの不要なページを簡単に削除することができます。
ファイルをアップロードしたら、削除させたいページを選択し、ゴミ箱アイコンをクリックしてください。
これで削除は完了です。
PDFファイルに新しいページを追加
「PDF化したファイルに足りないページがあるときに、PDFファイルの状態のままページを追加したい」
といったケースに、PDFファイルに新しいページを追加するのがおすすめです。金融機関から追加情報を求められたときや、元データを編集するのが面倒なときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFにページを追加」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルに新しいページを簡単に追加させることができます。
ページを追加するPDFを選択し、ページを追加する位置（+部分）を決めてクリックします。
アップロード画面が表示されるので、追加するPDFをアップロードしてください。
こんなかんじで提案資料に、請求書を追加させることも可能です。
PDFファイルの特定ページを抽出
「PDFファイルの中から、特定のページだけを提出しなければいけない」
「PDFファイルの中から、特定のページだけを共有したい」
といったケースに、PDFファイルの特定ページを抽出（取り出す）するのがおすすめです。元データを編集するのが面倒なときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFからページを抽出」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルから特定のページだけを簡単に抽出することができます。
ファイルをアップロードしたら、抽出したいページを選択し、「抽出」を選択してください。
抽出したページだけを取り出すことができます。
PDFファイルのページを並び替え
「PDFファイルのページの順番を、PDFファイルの状態のままで並び替えたい」
といったケースに、PDFファイルの並び替えが便利です。元データを編集するのが面倒なときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFページを並び替え」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルのページを簡単に並べ替えすることができます。
ファイルをアップロードしたら、移動するページを選択し、新しい位置にドラッグ＆ドロップしてください。移動させたら保存して、ダウンロードすることができます。
PDFファイルのページを回転
「本来は横向きであるページが縦向きになっている」
「本来は縦向きであるページが横向きになっている」
といったケースに、PDFファイルのページを回転させると便利です。元データを編集するのが面倒なときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFを回転」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルのページを簡単に回転させることができます。
ファイルをアップロードしたら、回転させたいページに移動します。
表示されるツールバーから「左回転」または「右回転」のアイコンをクリックし、右上にある「保存」を押して、ダウンロードするだけです。
PDFにパスワードをかける方法
「取引先のセキュリティレベルに合わせて、PDFファイルにパスワードをかけたい」
「社内共有フォルダで管理しなければいけないが、特定の人しか閲覧してほしくない」
といったケースに役立ちます。セキュリティ強化をしたいときに便利です。
Adobe Acrobatの「PDFをパスワードで保護」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルに簡単にパスワードをかけることができます。
ファイルをアップロードしたら、パスワードを入力します。その後、「パスワードを設定」をクリックしたら、簡単にパスワードを設定することができます。
PDFに署名をする方法
PDFファイルに署名する、署名を依頼することが実は可能です。簡単に電子サインをすることができます。今後電子署名の機会は増えていくと想定されるので、この際におぼえておきたい機能です。
自分がPDFに署名をする
「PDFファイルに電子署名をしなければいけない」
といったケースに、PDFファイルの署名機能が便利です。社内で簡単に電子署名をするときに役立ちます。
Adobe Acrobatの「PDFに入力して署名」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルに簡単に署名をすることができます。
ファイルをアップロードしたら、「署名を追加」メニューを選択し、PDFに署名を追加することができます。
あとは、署名を追加したい場所をクリックして、署名をするだけです。
PDFへの署名を依頼する
「PDFファイルに電子署名をしてもらいたい」
といったケースに、PDFファイルの署名依頼機能が便利です。簡単に電子署名をすることができるので、こちらから電子契約を求めるときに役立ちます。
送信側の対応
Adobe Acrobatの「電子サインを依頼」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、他者にPDFファイルへの署名を依頼することができます。
ファイルをアップロードしたら、PDFに署名を依頼することができます。署名を依頼する人のメールアドレスを入力し、メール内容を作成します。
「署名場所を指定」をクリックしたら、電子署名をしてもらいたいフィールドを設定します。
電子署名してほしい場所が決まったら、送信ボタンを押します。あとは電子署名してもらうのを待つだけです。
受信側の対応
メール受信側には、このようなメールが届きました。
初めての場合は、プライバシーポリシーを承諾します（続行を選択）。
署名する場所をクリックします。
あとはクリックして署名をクリックするだけです。
簡単に電子署名を行うことができました。これで双方に電子署名が完了したというメールが届き、電子署名したファイルをダウンロードすることができます。
PDFを印刷する方法
プリンターで印刷する方法
プリンターを利用すれば、PDFファイルを印刷することができます。PDFファイルを開き、「ファイル→印刷」を選択してください。
印刷のウィンドウが表示されたら、印刷可能なプリンターを選択してください。あとは印刷条件を設定して、印刷ボタンを押すだけです。
パソコンやプリンターの環境によって、細かいやり方は変わるので、ご自分の環境をご確認下さい。「PDFを印刷する方法」ページも参考にしてください。
コンビニでネット印刷する方法
外出しているときに、PDFファイルを印刷しなければいけないケースは意外と多いです。こんなときは、セブンイレブン、ローソン、ファミリーマートといったコンビニエンスストアのネット印刷を利用すれば、急な印刷にも対応することができます。
ネット印刷の詳細は、「netprint」のページを参考にしてください。
Adobe Acrobatを無料利用する条件
Adobe Acrobatを無料で利用するための条件は、ヘルプページの「無料ツールは何回使用できますか？」の質問部分で説明されており、以下のような条件を満たすことが必要です（2022年9月現在の情報）。
- Adobe IDを使用してログインしない場合は、1件の無料トランザクションを完了し、結果のファイルを 1回ダウンロードすることだけができます。ただし、ログインしないと試せないツールがいくつかあります。
- 30日ごとに2件の署名を依頼トランザクションを繰り返し完了することもできます。
- 24時間ごとに1つのファイルをPDFに、またはPDFから変換できます。
- 24時間ごとに1つのファイルを圧縮できます。
- ページを整理、PDFページを回転、PDFページを削除またはPDFページを並べ替えのツールを使用して、24時間ごとに1つのファイル内のページを整理できます。ただし、別のファイルを変換または圧縮するには、24時間待つ必要があります。
たまにしかPDFを利用しないのであれば、無料で利用することができるので、非常に便利です。
有料版のメリット
Adobe Acrobatのオンラインサービスを無料で利用するには、上記のような条件を満たす事が必要です。そのため、
「毎日2つ以上のPDFファイルを編集・変換する」
「30日間に2件以上の署名依頼をする」
といった場合、「Adobe Acrobatの有料版」を利用するのがおすすめです。有料版に移行すれば、利用回数を気にすることなく、好きなだけPDFの各種機能を利用することができます。PDFを気軽に編集・変換できるようになるので、作業効率も高くなります。
まとめ
PDFを変換、編集するのに便利な機能をご紹介しました。Adobe Acrobatは、一定回数まで無料で利用できるPDFツールです。PDFファイルを上手に変換、編集し、中小企業の業務改善につなげましょう！
著者
とば ひさし
武豊町議会議員、日本維新の会
インフォナレッジ株式会社社長
詳細プロフィール
