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履歴書をメール添付する場合のメールの書き方・送り方

2018年01月13日更新

ファイル形式、パスワード設定、メールマナーなど、履歴書(エントリーシート)や職務経歴書をメール添付する場合に知っておきたいメールの書き方・送り方をご紹介します。

履歴書をパソコン作成しよう

履歴書をメール送付する場合は、履歴書をパソコン作成するのがおすすめです。

また、手書きした履歴書をスキャンしたデータを送るのは避けましょう。

写真は履歴書内に貼り付ける

写真付き履歴書

写真は履歴書内に貼り付けてください。別ファイルで写真を添付するのはやめましょう。管理が面倒ですし、PCスキルがないと思われてしまう可能性が高いです。

ファイル名をわかりやすく

ファイル名を「format」「rirekisyo」などとしていませんか?

「履歴書(名前)_yyyymmdd.docx」のように、誰の履歴書であるかわかりやすくしましょう。また、日付をつけておくと、いつの履歴書かわかりやすくなります。

PDF化しよう

履歴書はPDF化してから送りましょう。PC環境に関係なく印刷しやすくなりますし、履歴書の改ざんを防ぐこともできます。

エクセルやワードでは「名前を付けて保存」で「PDF形式」を選択すればすぐにPDF変換が可能です。

名前を付けて保存

フリーメールから送ってOK

フリーメールからメールを送信しても大丈夫です。gmailなどを利用しておけば無難です。メールアドレス名にも注意してください。また、会社のメードアドレスから送信するのはやめましょう。

1通目のメールの書き方

それでは履歴書をメール送信する際の1通目のメールの書き方をみていきましょう。

件名

「履歴書送付の件」
「中途採用応募における履歴書送付」

など履歴書送付であることがわかるようにしましょう。

本文

株式会社○○○○
△△様

はじめまして。
○○(自分のフルネーム)と申します。

××で貴社の求人情報を拝見し、□□職に応募させていただきます。
履歴書、職務経歴書を送付いたしますので

なお、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほどのメールにて、パスワードをご連絡致します。

ぜひ面談の機会をいただければ幸いでございます。
ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。

----------------
○○(自分のフルネーム)
〒×××-×××× 東京都練馬区○丁目○番地○号(郵便番号+住所)
×××-××××-××××(電話番号)
×××@×××.com(メールアドレス)
----------------

2通目のパスワード送付メールの書き方

数分おいてからパスワード送付のメールを送ります。履歴書を送るときはパスワード付きにすることがセキュリティ上のマナーとなっています。

件名

「パスワードの件」
「履歴書パスワードの件」

などパスワード送付であることがわかるような件名にしましょう。

本文

株式会社○○○○
△△様

先ほど応募書類を送付した○○(自分のフルネーム)でございます。
応募書類に設定したパスワードをご連絡しております。

先ほどお送りした履歴書のパスワードをご連絡します。

パスワード:××××××××××

大変お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほど、何卒よろしくお願い致します。

----------------
○○(自分のフルネーム)
〒×××-×××× 東京都練馬区○丁目○番地○号(郵便番号+住所)
×××-××××-××××(電話番号)
×××@×××.com(メールアドレス)
----------------

送信前のチェック

上記メールを送信する前に、間違いや漏れがないかを必ずチェックしてください。人間は間違えやすい生き物です。メール送信前のチェックは必須です。

宛先

宛先は部署宛であれば「御中」、担当者宛であれば「様」をつけましょう。

署名

メール最後には署名をつけましょう。普段は住所まで署名設定をしていないと思うので、メールのたびに署名を書くようにしましょう。

誤字脱字を確認

送信前に誤字脱字がないかを確認してください。

ファイル添付しているか確認

送信ボタンを押す前に、履歴書、職務経歴書などのファイル添付をしているか確認してください。メールのファイル添付漏れは起こりやすいミスです。非常に印象が悪いので、送信前に必ずファイル添付確認してください。

送付状は不要

メールで履歴書を送付するときは、履歴書と職務経歴書だけでOKです。送付状は郵送用の書類なので不要です。

ファイル形式、メール文、パスワード設定、誤字脱字、ファイル添付漏れなどに注意してください。メールマナーも採用に影響するので、ビジネスマナーがあるとわかるようなメールを送りましょう。

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