PDFで履歴書、職務経歴書を作成する方法
2022年12月20日更新
「同一のフォーマットで選考を行いたい」
「キャリアの改ざんを防ぎたい」
といった企業側の理由から、履歴書、職務経歴書をPDFファイルで提出するように求められるケースがあります。
「Excel、Wordで作成してPDFファイルに変換」
「PDFをExcel、Wordに変換」
「PDFをそのまま編集」
といった様々な方法があります。就職活動や転職活動で役立つPDFで履歴書、職務経歴書を作成する方法をご紹介します。
＊ブラウザー向けAdobe AcrobatのPR記事となります。
目次
PDFで作成するべきケース
企業によっては履歴書、職務経歴書をPDFで作成するよう指定されるケースがあります。
「フォーマットがバラバラだと選考が大変なので、同一のフォーマットで選考を行いたい」
「正しいキャリアを把握したいので、履歴書、職務経歴書の内容の改ざんを防ぎたい」
といった理由があります。企業側に上記のようなメリットがあるため、履歴書や職務経歴書をPDFで作成するよう指定されるケースがあるのです。
また、応募側としても
「履歴書、職務経歴書が改ざんされることを防ぎ、正しいキャリアや応募内容で選考してもらえる」
といったメリットがあります。
ファイルをPDFに変換する方法
「PDFで提出することだけを指定されているとき」
は履歴書や職務経歴書のフォーマットまで指定されません。そのため、基本データを入力しているExcelやWordをPDFに変換する方法がおすすめです。
ExcelやWordに入力している情報を繰り返し利用できるので、履歴書や職務経歴書をPDFで提出することを指定されたときに、多くの人が利用している方法となっています。
ExcelをPDFに変換
履歴書作成にはExcelを利用することが多いです。JIS形式の履歴書もあり、見開きサイズで情報が収まるようにフォーマットが決まっているからです。
ブラウザー向けAdobe Acrobatの「ExcelをPDFに変換する機能」を活用すれば、Excelファイルをアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
＊これから紹介していくAdobeの機能によっては、ログインが必要になるケースもありますが、基本的には無料で利用可能です。また、無料で利用できる回数には期間制限があります。
WordをPDFに変換
職務経歴書作成は、Wordを利用することが多いです。職務概要、業務内容などを期間ごとに文章ベースで作成するため、Wordのほうが作成しやすいからです。
Adobeの「WordをPDFに変換する機能」を活用すれば、Wordファイルをアップロードするだけで、簡単に自動でPDFファイルに変換してくれます。
PDFを各種ファイルに変換する方法
「企業からPDFフォーマットの履歴書、職務経歴書を指定されたとき」
「手元にPDFの履歴書、職務経歴書のファイルしかない」
といったケースのときは、PDFをExcelやWordに変換すると作成しやすいことが多いです。ただし、変換することで元のPDFフォーマットからズレが生じるリスクもあります。
そのため、PDFをExcelやWordに変換する場合は、元のPDFフォーマットに近づけるための調整が必要であるケースが多いことに注意しておきましょう。
PDFをExcelに変換
PDFファイルをExcelに変換することで、通常のExcelファイルと同じように編集することができます。
Adobeの「PDFをExcelに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にExcelファイルに変換することができます。
ただし、ExcelをPDF変換すると、ズレが発生するケースが多いです。これはAdobe以外のツールで試したときも同じようにズレが発生しました。
しかし、渡されたPDFを見ながら0からExcelファイルで履歴書を作成するよりも、圧倒的に時間を短縮できます。非常に便利な機能となっています。
PDFをWordに変換
PDFファイルをWordに変換することで、通常のWordファイルと同じように編集することができます。
Adobeの「PDFをWordに変換する機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、簡単にWordファイルに変換することができます。
Wordもズレが発生するケースがありますが、Excelよりはズレが起きにくい印象があります。
PDFを編集する方法
「企業からPDFフォーマットの履歴書、職務経歴書を指定されたとき」
「手元にPDFの履歴書、職務経歴書のファイルしかない」
といったケースのとき、PDFファイルをPDFファイルのまま編集することもできます。
Adobeの「PDF編集機能」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、テキスト入力や丸を囲むことができます。
PDFを直接編集するため、私が使っているケースではズレが発生したことがありません。ズレの調整の必要がなかったので、非常に便利な機能だなと思います。
履歴書、職務経歴書のPDF編集で使うことが多い入力作業を、以下にまとめました。
テキストを入力する方法
ファイルをアップロードしたら、左側のメニューにある「テキストを入力」を選択します。
そして、テキストを入力したい場所を選択し、文字を入力します。文字のサイズは小さいAを選択すれば、小さくすることができます。また、大きいAを選択すれば、文字を大きくすることができます。
丸で囲む方法
主に履歴書で丸を囲みたいときに便利な機能となります。
ファイルをアップロードしたら、左側のメニューにある「丸で囲む」を選択します。
あとは線で囲みたい場所をクリックすれば、線で囲むことができます。青い先の部分をドラッグすれば、線の範囲を簡単に調整することができます。
一般的な丸というよりは、角丸長方形となりますが、丸をつけなければいけないときに役立ちます。
＊Adobeの無料機能では、画像をアップロードすることはできません。履歴書の顔写真を挿入したい場合は、有料版を利用してください。
PDFファイルをスキャンする方法
手書き、デジタル作成した履歴書や職務経歴書を印刷して、スキャン取り込みをすることでPDF化する方法もあります。
ただし、スキャンをすることで履歴書や職務経歴書にズレが生じやすくなり、デジタル上でPDF変換したときよりも、見栄えが悪くなることが多いです。
また、あきらかにスキャンしていることがわかるので、ITリテラシーがないとマイナス評価されるリスクもあります。そのため、あまり推奨できる方法ではありません。極力上記のいずれかの方法で、PDF化を行いましょう。
履歴書、職務経歴書をPDF化するときの注意点
履歴書、職務経歴書をPDF化するときには、いくつかの注意点があります。
ズレがないか確認する
PDFファイルをExcelやWordに変換すると、元のPDFファイルとズレが生じることが多いです。
そのため、変換したファイルと元のPDFファイルのズレがないか確認してください。また、ズレがある場合は、ExcelやWordでズレを調整してください。
元のPDFファイルとのズレがひどい場合は、「PDFのまま編集する」「手書き作成する」ことを検討してください。
ファイル名に注意する
PDF化した履歴書や職務経歴書は、メール添付、指定場所にアップロードするといったケースが多いです。
この場合、ファイル名にまで注意することが必要です。IT企業ではファイル名の付け方にも、ビジネススキルを見るケースも多いです。
例えば、最初に渡されたファイル名が「rirekisyo_pdfフォーマット」だったとします。しかし、このファイル名のまま送られたら、ITリテラシーが感じられません。そこで、
職務名_応募者名＿履歴書_yyyymmdd
のようにすると、ファイル名にまで気配りができる人だという印象を与えることができます。ファイルを受け取る人事担当者さんが、わかりやすく、ファイル管理をしやすくなるファイル名をつけましょう。
セキュリティ対策をする
PDF化した履歴書や職務経歴書をメールで送るときは、パスワードをかけたほうがいいケースもあります。
例えば、機密情報を扱うことが多い企業であれば、添付したファイルを見るためにはパスワードをかけることが一般的です。
そのため、パスワードがかかっていないPDFファイルを送られると「この人はセキュリティ対策を考えない人なのかな？」と採用するべきか悩んでしまうリスクもあります。
こんなときは、Adobeの「PDFをパスワードで保護」を活用すれば、PDFファイルをアップロードするだけで、PDFファイルに簡単にパスワードをかけることができます。
ファイルをアップロードしたら、パスワードを入力します。その後、「パスワードを設定」をクリックしたら、簡単にパスワードを設定することができます。
履歴書、職務経歴書を提出する方法
履歴書、職務経歴書を提出するときの主な方法をご紹介します。
メールで送信
PDFで作成した履歴書や職務経歴書をメールで送信するときは、メールやファイル添付マナーを守ることが重要です。
- ファイル名をわかりやすくする
- 件名の書き方
- 本文の書き方
- パスワードを設定する
といったことが重要です。詳細は「履歴書のメールでの送り方」も参考にしてください。
アップロード
企業が指定するリンク先に、履歴書や職務経歴書をアップロードするケースも多いです。就活サイトや転職サイトを利用する場合にもよくある提出方法となっています。
この場合は、ファイル名をわかりやすくした上で、誤字脱字を確認してアップロードをしましょう。
また、顔写真のデータが大きいと、容量制限にひっかかるケースもたまにあります。この場合は、顔写真のデータサイズを「軽量化」しましょう。
印刷して郵送
履歴書を印刷して郵送を求められるケースもあります。
自宅で印刷
プリンターを利用すれば、PDFファイルを印刷することができます。PDFファイルを開き、「ファイル→印刷」を選択してください。
印刷のウィンドウが表示されたら、印刷可能なプリンターを選択してください。あとは印刷条件を設定して、印刷ボタンを押すだけです。
パソコンやプリンターの環境によって、やり方は変わります。そのため、ご自身の印刷環境を確認しましょう。Adobeの「PDFを印刷する方法」ページも参考になります。
ネット印刷
自宅にプリンターがない場合は、セブンイレブン、ローソン、ファミリーマートといったコンビニエンスストアのネット印刷を利用しましょう。ネット印刷の詳細は、「netprint」のページを参考にしてください。
郵送するときのポイント
PDFで作成した履歴書や職務経歴書を印刷して郵送するときは、以下のポイントにも注意してください。
- 印刷した履歴書、職務経歴書に顔写真を貼る
- 封筒選び
- 封筒への書類の入れ方
- 封筒の書き方
といったポイントも重要です。詳細は「履歴書・職務経歴書を入れる封筒の書き方と郵送方法」も参考にしてください。
印刷して持参
面接をする際に、履歴書や職務経歴書を持参するように指定されることもあります。
・印刷した履歴書、職務経歴書に顔写真を貼る
・クリアファイルに入れて、折れ・汚れを防ぐ
・封筒に入れる
といったポイントも重要です。詳細は「履歴書を持参するときの封筒の書き方と渡し方」も参考にしてください。
テンプレートのダウンロード先
PDFで提出するように指示されていても、企業から特定の履歴書や職務経歴書のテンプレートを指定されないケースもあります。
こんなときは、0から履歴書や職務経歴書を作成すると大変です。大手人材会社が作成している無料テンプレートをダウンロードして、履歴書や職務経歴書を作成するのがおすすめです。
まとめ
企業によっては履歴書、職務経歴書をPDFで提出するように指定されることがあります。PDF様式で提出することで、ITリテラシーを示すことも可能です。ブラウザー向けAdobe Acrobatを利用して、簡単にPDF変換しましょう。
著者
とば ひさし
武豊町議会議員、日本維新の会
インフォナレッジ株式会社社長
詳細プロフィール
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